Wie automatisierst du deine Eingangsrechnungen mit Business Central?
Ab sofort wertvolle Arbeitszeit einsparen mit Microsoft Business Central
Einfach direkt Kontakt aufnehmenKennst du das? Jeden Monat stapeln sich die Eingangsrechnungen. Sie kommen per Mail, als PDF oder noch auf Papier. Danach beginnt das manuelle Chaos: Anhänge speichern, Beträge abtippen, Freigaben per Outlook oder Teams hinterherlaufen, Skontofristen im Kalender überwachen und am Ende alles händisch kontieren. Das kostet täglich Stunden, erzeugt Fehler und blockiert wertvolle Mitarbeiter.
Besonders KMU zwischen 20 und 499 Mitarbeitenden – egal ob im Handel, der Produktion oder im Dienstleistungssektor – wächst dieses Excel- und Outlook-Konstrukt irgendwann über den Kopf.
Die gute Nachricht: Es geht viel einfacher. Alles bleibt gleich, nur besser und effizienter. Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central wird deine Kreditorenbuchhaltung zur digitalen Rennstrecke. Rechnungen gehen digital ein, werden per OCR-Technologie ausgelesen, automatisch mit deinen Stammdaten abgeglichen und über smarte Workflows freigegeben.
Warum traditionelle Insellösungen dich Zeit und Geld kosten
Viele Unternehmen versuchen, das Problem mit einer reinen OCR-Software oder einem isolierten Tool zu lösen. Das Problem: Eine Einzellösung liest vielleicht Daten aus, aber sie weiß nichts über deine Bestellungen, deine Wareneingänge oder deine Kreditorenstammdaten. Es entstehen neue Datensilos.
Business Central ist die Cloud-ERP-Zentrale, die alles an einem Ort verbindet: Finanzen, Einkauf, Verkauf und Lager. Wenn eine Rechnung reinkommt, gleicht das System sie im Hintergrund direkt mit der Bestellung ab. Stimmt alles? Dann wird die Buchung vorbereitet.
Wichtig für alle NAV- und Dynamics-Nutzer: Microsoft stoppt den Verkauf unbefristeter On-Prem-Lizenzen. Das Thema On-Prem to Cloud ist keine Zukunftsaufgabe mehr, sondern muss bis 2028 erledigt sein. Wer jetzt handelt, sollte den Rechnungseingang direkt automatisieren.
Die 4 Stufen der Rechnungsautomatisierung in Business Central
Du musst nicht am ersten Tag das gesamte System umkrempeln. Du startest mit dem, was sofort Zeit spart, und erweiterst das System Schritt für Schritt, wenn dein Unternehmen wächst.
- Digitaler Posteingang & OCR-Erkennung
Du richtest eine zentrale Adresse ein (z. B. [email protected]). Das System zieht sich die Anhänge automatisch. Integrierte Tools wie Continia Document Capture lesen Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Steuerdaten fehlerfrei aus. Noch smarter läuft es bei E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) – hier werden die strukturierten XML-Daten direkt fehlerfrei eingelesen.
- KI-gestützte Buchungsvorschläge
Das System lernt mit. Wenn dein Vermieter oder Software-Anbieter jeden Monat dieselbe Summe abbucht, erkennt Business Central das Muster. Es schlägt dir das richtige Sachkonto und die Kostenstelle vor. Du musst nur noch nicken.
- Digitale Freigabe-Workflows
Schluss mit Zettelwirtschaft oder verlorenen Mails. Du hinterlegst klare Regeln: Rechnungen unter 500 EUR gehen direkt an die Teamleitung, Beträge darüber automatisch an die Geschäftsführung. Die Freigabe erfolgt mit einem Klick – auf Wunsch auch mobil von unterwegs.
- Revisionssichere Archivierung
Nach der Genehmigung wird die Rechnung automatisch gebucht und wandert direkt in dein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Damit ist alles GoBD-konform, sicher in der Cloud abgelegt und bei der nächsten Betriebsprüfung mit zwei Klicks auffindbar.
ERP in a Week: Der schnelle Weg ohne das ERP-Monster
Große Beratungshäuser verkaufen dir für solche Prozesse erst mal monatelange Vorvertrags-Workshops. Bei riesigen IT-Dienstleistern fühlst du dich schnell wie eine anonyme Ticketnummer. Und billige Einstiegstools wie Odoo locken mit niedrigen Preisen, werden aber bei jeder kleinen Anpassung zur teuren Kostenfalle.
Emrich Business Consulting (EBC) macht das anders. Wir haben das ERP-Monster abgeschafft.
Anbieter | Implementierungszeit | Kosten | Projektansatz & Kundenerfahrung |
Emrich Business Consulting | 1 Woche | Ab 649 €/Monat (in 12 Raten) | Fester Ansprechpartner, schlüsselfertiger Start, ROI ab Monat 1 |
Große Beratungshäuser | 3-8 Monate | Hohe Einmalinvestition + Beratung | Lange Vorlaufzeiten, zähe Workshop-Phasen |
Konzernhafte IT-Dienstleister | 4-6 Monate | Projektbasiert nach Aufwand | Anonyme Riesen-Organisation, Ticket-System |
Odoo | 2-4 Monate | Günstiger Start, teure Upgrades | Kostenfallen bei Skalierung und Anpassung |
Unser Ansatz heißt ERP in a Week. In nur sieben Tagen setzen wir dein Microsoft Business Central schlüsselfertig auf, binden deinen digitalen Rechnungseingang an und schulen deine Mitarbeiter. Kein internes IT-Projekt, das deine Ressourcen blockiert.
Für wen ist das gemacht – und für wen nicht?
Unser Schnellstart-Konzept ist perfekt für KMU im DACH-Raum (20 bis 499 Mitarbeiter), die im Handel, der Produktion oder im Dienstleistungsbereich schnell und effizient wachsen wollen, ohne Zeit in Mammut-Projekten zu verlieren.
Es ist explizit nicht für Unternehmen gemacht, die hunderte Sonderprozesse abbilden oder monatelang über theoretische Workflows diskutieren wollen. Wir bringen den bewährten Microsoft-Standard in dein Unternehmen – schlank, schnell und sicher.
ERP klingt nach einem Monster-Projekt. Monate, viel Geld, alle Ressourcen gebunden. Das war früher so. Mit EBC nicht. ERP in a Week bedeutet: In sieben Tagen ist dein Unternehmen handlungsfähig. Du hast dein ERP, deine Mitarbeiter sind geschult, der Support läuft. Ab Monat 1 sparst du Zeit und Geld durch Automatisierung.
Die Frage ist nicht, ob dein Unternehmen ein ERP-System braucht. Die Frage ist, wie lange du es dir noch leisten kannst, ohne eines zu arbeiten.
Mach Schluss mit dem Papierchaos und den ewigen Freigabeschleifen: Vereinbare jetzt dein kostenloses Erstgespräch mit EBC und lass uns deine Buchhaltung in nur einer Woche automatisieren!
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Was kostet die Rechnungsautomatisierung mit EBC?
Der Einstieg in dein neues Microsoft Business Central inklusive automatisiertem Rechnungseingang startet bei EBC ab 649 EUR pro Monat mit einer Laufzeit von 12 Monaten. Es gibt keine versteckten Kostenfallen.
Müssen meine Mitarbeiter für das neue ERP-System komplett umgeschult werden?
Nein, denn alles bleibt gleich, nur besser und effizienter. Da Business Central auf der vertrauten Microsoft-Oberfläche basiert (wie Outlook oder Excel), finden sich deine Mitarbeiter sofort zurecht. Die Schulung ist in den 7 Tagen bereits enthalten.
Was passiert, wenn die OCR-Software eine Rechnung nicht richtig liest?
Das System lernt mit jeder Rechnung dazu. Wenn das System bei einem neuen Lieferanten-Layout unsicher ist, korrigierst du es einmalig manuell. Beim nächsten Mal erkennt die KI den Beleg automatisch. Bei E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) entfällt dieser Schritt komplett, da die Daten direkt digital ausgelesen werden.
Ist das System auch für die neue E-Rechnungspflicht bereit?
Ja, absolut. Business Central verarbeitet Formate wie ZUGFeRD und XRechnung nativ im Standard. Du bist damit rechtlich und technologisch sofort auf der sicheren Seite.