Scale-Ups & Insellösungen

Warum ERP (Business Central) gewinnt

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Scale-Ups vs. Insellösungen: Warum ein ERP wie Microsoft Dynamics 365 Business Central den Unterschied macht

Kurzgeschichte aus dem Alltag eines Scale-Ups:

Du startest mit 8 Mitarbeitenden und 6 Tools – Buchhaltung, Lager, CRM, Projektmanagement, Support, E-Commerce. Läuft.
Mit 35 Mitarbeitenden kommt das Wachstum: doppelte Datenpflege, Excel-Exporte, manuelle Abgleiche, Nachtschichten vor Monatsabschluss. Fehler passieren, Entscheidungen dauern, Chancen ziehen vorbei.
Der Wendepunkt: Ihr konsolidiert Prozesse in Microsoft Dynamics 365 Business Central – weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, skalierbare Standards. Wachstum fühlt sich wieder nach Wachstum an.

Die 7 größten Risiken von Insellandschaften

  1. Manuelle Dateneingabe & Fehler Inseln, über denen eine große Wolke schwebt
    Doppelte Pflege, Abtippen, Copy-Paste – kleine Fehler mit großer Wirkung (falsche Bestände, falsche Rechnungen).
  2. Dateninseln & fehlende Sicht
    Jede Abteilung hat „ihre“ Wahrheit. Berichte sind fragmentiert, Entscheidungen dauern zu lange.
  3. Schnittstellenaufwand & technische Schulden
    APIs, Middleware, Workarounds, Excel-Zwischenlösungen – teuer im Aufbau, fragil im Betrieb.
  4. Compliance & Governance
    Rechtekonzepte, DSGVO, Audit-Trails – über mehrere Tools verteilt schwer sauber zu steuern.
  5. Onboarding & Schulung
    Neue Mitarbeitende müssen 6–10 Tools lernen. Das verlangsamt das Wachstum.
  6. Skalierungsgrenzen
    Internationale Expansion, neue Standorte, höhere Transaktionsvolumina – Insellösungen stoßen schnell an Limits.
  7. Versteckte Kosten (TCO)
    Mehrfachlizenzen, Integrationsprojekte, manueller Aufwand – die Gesamtkosten steigen unbemerkt.

Kurzvergleich: Insellösungen vs. ERP (Business Central)

Kriterium Insellösungen ERP (Business Central)
Datenbasis Mehrere, inkonsistente Datenquellen Eine zentrale, konsistente Datenbasis
Prozessdurchgängigkeit Medienbrüche, manuell End-to-End Workflows ohne Toolwechsel
Reporting Fragmentiert, langsam Echtzeit, einheitliche KPIs, Power BI
Compliance Uneinheitlich, schwer auditierbar Zentral: Rollen, Protokolle, Berechtigungen
Skalierung Aufwendig, fehleranfällig Standardisiert, international erprobt
TCO (Kosten) Unterschätzt, steigt mit jeder Schnittstelle Vorhersehbar, weniger Integrationsaufwand

Wie Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) die Insellandschaft ablöst

Klarstellung zum CRM: Business Central enthält integriertes Relationship Management (Kontakte, Angebote, Opportunities). Für ein vollwertiges CRM (Lead-Management, Pipeline, Automatisierung) lässt es sich nahtlos mit Dynamics 365 Sales verbinden.

1) Durchgängige Integration deiner Kernprozesse

Finanzen, Einkauf, Verkauf, Lager/Disposition, Projekte, Service, Fertigung (optional) – in einer Plattform, mit einheitlichen Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten).

  • Excel & Outlook: Add-ins für Buchungen, Belege, Kontaktpflege
  • Teams & Power BI: Zusammenarbeit & Visualisierung dort, wo dein Team arbeitet
  • E-Commerce & Logistik: Standard-Connectoren und APIs für Shops/Carrier

2) Automatisierung statt Copy-Paste

  • Belegflüsse & Genehmigungen: Workflows für Angebote → Aufträge → Rechnungen
  • Wiederkehrende Buchungen & Abgleiche: weniger Monatsabschluss-Stress
  • Power Automate: z. B. Aufträge aus E-Mails erfassen, Benachrichtigungen auslösen, Systeme verbinden

3) Echtzeit-Transparenz & bessere Entscheidungen

  • Dashboards in BC & Power BI: Cashflow, Marge, Bestand, Auftragslage – live
  • Self-Service-Analysen: Einfache Ad-hoc-Auswertungen ohne Export-Marathon
  • Prognosen: Bedarfs-/Verkaufsprognosen auf Basis historischer Daten

4) Skalierbarkeit & internationale Expansion

  • Mehrere Währungen/Sprachen/Lokalisierungen, rechtliche Anforderungen pro Land
  • Rollen & Mandanten: Standards für wachsende Teams und neue Geschäftsbereiche

5) Governance, Compliance & Sicherheit

  • Rollenbasierte Sicherheit, Protokollierung, Pflichtfelder
  • DSGVO-Unterstützung: strukturierte Datenhaltung & Auskunftsfähigkeit
  • Microsoft-Cloud-Standards: regelmäßige Updates, hohe Verfügbarkeit, Security-by-Design

 

Ergebnisse, die Scale-Ups typischerweise sehen (Richtwerte)

  • –30–50 % weniger manueller BuchhaltungsaufwandZahnräder, die Prozessoptimierung darstellen sollen
  • –40–60 % weniger Medienbrüche/Excel-Exporte
  • +20–35 % schnellere Auftragsabwicklung
  • –15–30 % geringere Lagerreichweite bei gleicher Lieferfähigkeit
  • Monatsabschluss: von Tagen auf Stunden verkürzbar
Hinweis: Werte variieren je nach Ausgangslage, Datenqualität und Prozessreife.

Praxisbeispiel (kompakt)

Ausgangslage: Scale-Up (E-Commerce + B2B), 28 Mitarbeitende, 9 Tools, 12 manuelle Schnittstellen.
Probleme: Bestandsdifferenzen, Nachbearbeitung im Kundenservice, verspäteter Monatsabschluss.
Lösung: Einführung Business Central + Standard-Connector zum Shop + Power BI.
Ergebnis nach 4 Monaten:

  • Pickfehler –35 %,
  • Retourenbearbeitung –25 % Zeit,
  • Monatsabschluss: von 3 Tagen → < 1 Tag.

In 5 Schritten zur Einführung (risikoarm)

  • Prozess-Quickcheck (2–3 Workshops): Kernprozesse & KPIs definieren
  • MVP-Umfang wählen: „So viel Standard wie möglich“
  • Daten migrieren: Artikel, Kunden, Preise, Salden – sauber & minimal
  • Go-Live mit Kernprozessen: später iterativ ausbauen
  • Enablement & Change: Rollenhandbücher, kurze Lernpfade, KPI-Dashboards

Häufige Fragen (FAQ)

Ist Business Central „zu groß“ für uns?

Nein. Es ist explizit für KMU und Scale-Ups konzipiert und wächst modular mit.

Brauchen wir zusätzlich ein CRM?
Kommt auf deine Vertriebs-/Marketing-Tiefe an. Basic CRM ist in BC enthalten; für komplexe Vertriebsprozesse lohnt Dynamics 365 Sales.

Wie lange dauert eine Einführung?
Für einen MVP-Umfang oft 8–16 Wochen, abhängig von Datenqualität und Schnittstellen. Für Start-Ups mit wenigen individuellen Prozessen und wenigen Daten bieten wir „ERP in a week“ an. 

On-Premises oder Cloud?
Die meisten Scale-Ups wählen Cloud (schnelle Updates, geringere IT-Last). On-Prem ist möglich, aber seltener sinnvoll.

Bereit, Medienbrüche zu eliminieren und schneller zu skalieren?
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