Kundenzentrierung durch Digitalisierung

Ein Traditionsunternehmen setzt auf digitale Technologien

Das Familienunternehmen Feinkost Käfer gehört zu unseren wichtigsten Kund:innen. Im Frühjahr 2023 haben wir die Chance bekommen, einen Referenzbericht über den bisherigen gemeinsamen Weg zu schreiben.

Der Business Case

Der konsequente Ausbau der Marke Käfer Feinkost hat zu einer komplexen Unternehmensstruktur mit insgesamt 17 Unternehmen geführt, die zudem jeweils spezifische Branchenanforderungen mit sich bringen. Damit das Familienunternehmen jederzeit den Überblick über die gesamte Unternehmensgruppe hat, ist ein einheitliches internationales Finanzmanagement inklusive Konsolidierung notwendig.

Damit die einzelnen Betriebe sich voll und ganz auf die Kundenwünsche konzentrieren können, übernimmt die Käfer Zentraleinkauf & Logistik GmbH den Einkauf sowie das komplette Supply Chain Management über sämtliche Unternehmen. Die Ladengeschäfte sowie die Gastronomie und der Partyservice sind dafür zuständig, dass die letzte Meile zum Kunden immer ein Erlebnis ist. Das Stammhaus sowie die Delikatessenmärkte übernehmen neben urbanen Auslieferungen auch Aufgaben wie auch die Rechnungsstellung.

Darüber hinaus kommen durch die Restaurants und Erlebniswelten wie die Münchner Wiesn oder den Berliner Reichstag klassische Gastronomieanforderungen hinzu, die zusätzlich zum Lizenzgeschäft an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr mit 100% Kundenorientierung zuverlässig von den gut 1700 MitarbeiterInnen mit bestmöglicher IT Unterstützung erfüllt werden müssen.

Die Lösung

Damit die Zentralfunktionen wie das internationale Finanzmanagement sowie Einkauf und Logistik weitestgehend standardisiert werden können, hat sich das Unternehmen für Microsoft Dynamics NAV (heute Microsoft Dynamics 365 BC) entschieden. Das Finanzmanagement übernimmt dabei die klassische Finanzbuchhaltung jedes einzelnen Unternehmens der Käfergruppe bis hin zu Events wie die Wiesn und konsolidiert die Finanzströme.

Außerdem wird der Artikelstamm des Einzelhandels über sämtliche Produkte und Dienstleistungen der Käfer Gruppe zentral in Dynamics NAV verwaltet und mit den Subsystemen wie Onlineshop und Ladengeschäften synchronisiert. Darauf aufbauend wird der Zentraleinkauf und die Logistik der gesamten Lieferkette zu den eigenen Unternehmen und Handelsketten mandantenübergreifend in Dynamics NAV abgewickelt.

Das Feinkostgeschäft im Stammhaus sowie die Delikatessenmärkte im Münchner Umland wurden mit LS Central, der Branchenlösung für den Einzelhandel von LS Retail Basis von Microsoft Dynamics NAV jeweils mit einer eigenen Warenwirtschaft inklusive Lagerhaltung in den Kassensystemen ausgestattet und an die Zentralfunktionen in Dynamics NAV angebunden. Über die Anbindung erfolgt die
Bestandsführung ebenso wie die Übergabe der Finanzdaten. Außerdem werden Kundenservicedienstleistungen wie die Vorort Bezahlung von Catering- oder Onlinerechnungen ermöglicht. Durch die Kombination von Ladengeschäft und Gastronomie müssen zahlreiche Besonderheiten wie beispielsweise  unterschiedliche Mehrwertsteuersätze eines Produkts auf Restaurant- oder To-Go Verzehr pro Transaktion anpassbar bleiben.

Ebenso müssen bei der Zusammenstellung der berühmten Geschenkkörbe Kundenwünsche wie Sammelbestellung an unterschiedliche Lieferadressen bei Fakturierung einer Rechnungsposition an den Kunden einfach und unkompliziert gehandhabt werden können. Darüber hinaus wurden weitere vor- und nachgelagerte IT Systeme wie die Eventplanung, der Onlineshop und die Archivierung an das Zentralsystem Microsoft Dynamics NAV angebunden. Das Reporting erfolgt über ein integriertes Add-In, mit dem auch Sortimentsoptimierungen und Prognosen für künftige Nachfrageentwicklungen vom Zentraleinkauf durch smarte Datennutzung gemanaged werden. Durch die Einführung von Magic XPI konnten zudem verschiedene Systeme bei Feinkost Käfer unkompliziert miteinander verbunden werden.

Die Benefits

Das Unternehmen Feinkost Käfer hat durch die Integration von unterschiedlichsten Subsystemen auf die zentrale Plattform Microsoft Dynamics NAV und LS Retail sowohl die spezifischen Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche bestmöglich abbilden können und trotzdem weitreichende Standardisierungsspotentiale in den Zentralfunktionen ausgeschöpft. Durch das internationale Finanzmanagement von Dynamics NAV können die einzelnen Unternehmen im In- und Ausland stets nach aktuellen gesetzlichen Vorschriften bilanziert und in die Zentrale konsolidiert werden. Durch die gewohnte Umgebung und Integration von weiteren Microsoft Produkten können neue MitarbeiterInnen schnell eingearbeitet und neue Ideen zeitnah umgesetzt werden.

Der Ausblick

Die Philosophie von Feinkost Käfer basiert seit jeher auf absolutem Kundenservice. Dafür sollen künftig weitere Digitalisierungsprojekte folgen, die auf die Kundenwünsche der unterschiedlichsten Zielgruppen des Unternehmens einzahlen aber eben auch weiterhin den persönlichen Kontakt zu den KundInnen gewährleisten.

Vielen Dank an dieser Stelle an das Team von von der Unternehmensgruppe Feinkost Käfer für das Vertrauen und das partnerschaftliche Miteinander über die vielen Jahre.

"Aufgrund der enormen Branchenkompetenz können wir mit dem Team von Emrich BC unsere komplexen Unternehmensstrukturen und Prozesse im Einklang mit unserer Kunden- und Servicephilosophie fortlaufend digitalisieren. Letztlich profitieren jeweils beide Seiten: Unsere Kund:innen durch verbesserte Serviceerlebnisse und unsere Mitarbeiter:innen durch schnelle und effiziente Prozesse."
Jens Kurtenbach
Vorstand Finanzen, Personal & IT

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