Die E-Rechnung kommt – nutzen Sie die Potentiale des Wachstumschancengesetzes!
Im Rahmen des Wachstumschancengesetztes der Bundesregierung wurde der Weg für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung ab Beginn nächsten Jahres geebnet und endlich Tatsachen geschaffen.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung schrittweise zum Standard in Deutschland, und zwar für alle Unternehmen. Somit gehören Papierrechnungen und Rechnungen im E-Mailformat bis spätestens Ende der 2020er Jahre der Vergangenheit an.
Kurz erklärt: Was bedeutet die E-Rechnung für Unternehmen?
Tatsächlich ist die E-Rechnung bereits seit 2020 Pflicht für Unternehmen, die Leistungen für öffentliche Auftraggebern erbringen (Business2Governement B2G). Durch einen neuen Richtlinienentwurf zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug der EU Initiative „VAT in the digital Age (ViDA) wurde der Geltungsbereich nun auch auf den inländischen Handel (Business2Business B2B) ausgedehnt.
Die Idee dahinter ist die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses. Mit digital ist damit allerdings keine klassische PDF-Rechnung oder eine Mail mit Rechnungsdaten im Text gemeint. Es geht darum, reine Datensätze auszutauschen, die automatisiert in Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung eingelesen und weiterverarbeitet werden können – so wie es z.B. seit Jahrzehnten in der Automobilindustrie Standard ist.
Sprich: Unternehmen, die bereits heute per EDI o.ä. elektronische Rechnungs-Datensätze verschicken und empfangen, können etwas entspannter sein, müssen aber auch die definierten Anforderungen bis spätestens 2028 umsetzen. Folglich müssen sich alle Unternehmen mit der E-Rechnung beschäftigen und die Anforderungen umsetzen, sofern sie nicht bereits mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
Machen Sie die Pflicht zur Kür und profitieren von maximaler Effizienz in der Rechnungsprüfung
Was vielleicht auf den ersten Blick nach einem neuen Bürokratiemonster aussieht, das größere Prozessumstellungen, hohe Investitionen in weitere Softwaretools und nervenaufreibenden Implementierungsphasen nach sich zieht, ist eigentlich halb so wild.
Dafür ist der Gewinn an Prozessoptimierung bahnbrechend: Allein die Rechnungsprüfung wird in den meisten Fällen ohne manuellen Aufwand in einem Wimpernschlag erledigt sein. Damit wird auch der Zahlungsprozess bei einem Großteil Ihres Rechnungsvolumens von manuellen aufwendigen Prüfungen entlastet und Sie können Skonto-Angebote Ihrer Geschäftspartner perfekt nutzen. Die manuellen Prüfungsprozesse können dann auf ein Minimum reduziert werden, da nur noch abweichende Rechnungen bzw. Sonderaufträge geprüft und freigegeben werden müssen.
Sofern Sie noch Papierrechnungen versenden, sparen Sie pro Rechnung bares Geld durch den Wegfall der Druck- und Portokosten.
Die revisionssichere Archivierung erledigt sich mit der E-Rechnung ebenfalls von selbst. Aufwendige OCR-Prozesse ebenso wie die guten alten Aktenordner gehören dann endgültig der Vergangenheit an.
Abgesehen von den bahnbrechenden Vorteilen im eigenen Unternehmen können Sie auch bei Ihren Kund:innen durch mehr Kundenservice punkten – die haben nämlich dann ebenfalls reibungslose Prozesse im Sekundentakt.
Nicht zuletzt verbessern Sie durch den elektronischen Rechnungsversand Ihre Nachhaltigkeitsbilanz, was zunehmend an Bedeutung bei Endkunden wie Geschäftspartner:innen gewinnt
Was fällt nicht unter die Regelungen der E-Rechnung?
Natürlich hat alles seine Grenzen, so auch der Nutzen der E-Rechnung. So fallen z.B. geringfügige Rechnungsbeträge unter 250 EUR brutto ebenso wie Fahrscheine und steuerfreie Umsätze nach UStG §4 Absatz 8-24 nicht unter die Regelungen der E-Rechnung.
Der Zeitplan der E-Rechnung: Wer muss was bis wann umgesetzt haben?
Das Wachstumschancengesetzt hat klar definiert: Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland die E-Rechnung empfangen und weiterverarbeiten können. Für die Pflicht der Ausstellung der E-Rechnung wurde jedoch ein etwas weiterer Zeitrahmen aufgestellt – allerdings unter der Voraussetzung, dass der Auftraggeber zustimmt.
- Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin klassischen Rechnungsformate für Umsätze aus 2025 und 2026 verschicken, sofern der Auftraggeber zustimmt.
- Bis Ende 2027 können Unternehmen mit einem Umsatzvolumen <800.000 EUR die klassischen Rechnungsformate verwenden, sofern der Auftraggeber zustimmt.
- Bis Ende 2027 dürfen andere Formate als die im Wachstumschancengesetz vorgesehenen Formate wie z.B. EDI weiterwendet werden.
- Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen sämtliche Anforderungen an die E-Rechnung aus dem Wachstumschancengesetz erfüllen.
Daraus wird klar: Ob und wie lange Sie als Unternehmen noch klassischen Rechnungen ausstellen und an Kund:innen z.B. per Mail verschicken, hängt vor allem von Ihren Kund:innen hab. Die Erfahrung lässt uns vermuten, dass die Wirtschaft sich selbst im Jahr 2025 noch einige Monate Schonfrist geben wird. Allerdings ist der Nutzen für alle Unternehmen so hoch, dass die Übergangszeit kaum den gesetzlichen Rahmen ausnutzen wird.
Der erste Schritt bis 01.01.2025: Umsetzung der digitalen Archivierung
Der Zeitplan der Bundesregierung für die Umsetzung des ersten Schrittes ist durchaus herausfordernd, denn: Viele mittelständische Unternehmen haben bis dato keine rechtssichere digitale Archivierung von Rechnungen. Genau die braucht es allerdings, um die Mindestanforderungen des Wachstumschancengesetzes zu erfüllen.
Die gute Nachricht ist: Digitale Archivierung ist heutzutage kein Mammutprojekt mit horrenden Investitionsbudgets mehr. Abgesehen davon ist es ein wichtiger Meilenstein in Richtung Digitalisierung und Sie werden sich schon nach ein paar Tagen fragen, warum Sie den Schritt nicht schon längst gegangen sind.
Wir von EBC bieten zwei Archivierungslösungen an: Shareflex von Portal Systems als smarte Lösung auf Basis von Microsoft 365 inklusive Sharepoint eignet sich hervorragend für kleine mittelständische Unternehmen. Sharepoint ist bereits in den Microsoft 365 Lizenzen beinhaltet, so dass auch die Investitionen und laufenden Kosten sehr übersichtlich sind. Die Microsoft Cloud erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO und ist zudem bestmöglich vor Cyberangriffen geschützt. Shareflex bietet darüber hinaus benutzerfreundliche Anwendungslogiken und Workflows, die z.B. den Rechnungseingangs- und Verarbeitungsprozess weitgehend automatisieren.
ELO bietet exzellente Dokumentenmanagement Lösungen für weitergehende Ansprüche an, die inzwischen auch bei vielen unserer Kund:innen im Einsatz sind. Das digitale Rechnungsmanagement ist nur ein Teil, der komplett als Prozess über ELO abgewickelt werden kann. Mindestens genauso umfangreich sind die Lösungen für Vertragsmanagement, die digitale Personalakte oder das Bewerbermanagement. Wenn Sie also gleich mehrere Dokumentenmanagement-Bereiche im Visier haben, kann ELO die richtige Plattform für Sie sein.
Mit beiden Lösungen sind Sie bestens gerüstet für den 01.01.2025, denn sowohl der digitale Empfang als auch die Verarbeitung und Archivierung sind vorgefertigte Standards, mit denen Sie recht schnell loslegen können. Außerdem sind natürlich beide Lösungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert, so dass Sie nahtlos die Rechnungsprozesse automatisieren können.
Für unsere Bestandskunden, die noch keine Archivierung im Einsatz haben, haben wir ein Spezialpaket mit Turboeinführung und attraktiven Konditionen überlegt. Sprechen Sie uns einfach an.
Wir schaffen den ersten Meilenstein mit Ihnen!
Ohne Endlos-Marathon Wachstumschancen nutzen
Wie ist das bei Ihnen, schieben Sie Ihre Digitalisierungsvorhaben noch vor sich her? Dann nehmen Sie jetzt doch einfach die E-Rechnung zum Anlass und starten Sie ins digitale Business durch. Denn die E-Rechnung macht nur einen Teil der bahnbrechenden Verbesserungen aus, von denen Sie durch digitale Prozesse profitieren können. Die gute Nachricht ist: Mit den heutigen Technologien wie Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie gleich (fast) alle Unternehmensbereiche in einem Aufwasch mit komplett digitalen Prozessen dramatisch verbessern.
Denn Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) liefert das perfekte digitale Fundament für mittelständische Unternehmen – so schaffen Sie gleich mehrere Meilensteine auf dem Weg zum digitalen Unternehmen.
Was das für Ihre Geschäftsprozesse bedeutet?
- Sie haben einen 360º Blick auf jede Kund:in und jeden Prozess– und zwar auf einen Klick.
- Sie beschleunigen Ihre Auftragsabwicklung bis hin zur Fakturierung und Rechnungsprüfung.
- Sie halten die Waage zwischen Lieferfähigkeit und Lagerkosten mit optimierten, resilienten Lieferketten.
- Sie haben durch integrierte Serviceprozesse eine perfekte Kundenbindung.
- Sie besitzen in der Welt der Zahlen eine absolute Transparenz.
Und hier kommt die E-Rechnung ins Spiel. Neben all den digitalen Schmankerln, die Microsoft Dynamics 365 BC für Sie bereithält, sorgt das Modul „Finanzen & Controlling“ schon jetzt dafür, dass für Ihr Unternehmen das Wachstumschancengesetzt schon morgen in Kraft treten kann.
- Zertifizierte Finanzbuchhaltung,
- Debitoren-/Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung,
- Mehrwährungs- und Mehrmandantenfähigkeit,
- Mahn- und Zahlungswesen und
- Konsolidierung & Intercompany Buchungen
sind nur einige Funktionen, die das Kraftpaket für Ihr Business in petto hat. Selbst wenn Sie als Unternehmen Ihre Finanzbuchhaltung (noch) nicht selbst machen, sondern Ihr Steuerberater, sind Sie mit Microsoft Dynamics 365 Business Central auf der Sonnenseite:
- Die zertifizierte DATEV-Schnittstelle sorgt für reibungslosen Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater, so dass Sie fast genau dieselbe Transparenz in Finanzthemen genießen können.
- Die GoBD konforme Archivierung Ihrer Ausgangs-Rechnungen ist zu 100% gewährleistet. Die Archivierung Ihrer Eingangsrechnungen ist ebenfalls digital über Shareflex oder ELO bestens gesichert.
- Die Ausstellung, Empfang und Weiterverarbeitung der E-Rechnung kann entweder individuell oder mit zertifizierte Addons im Handumdrehen umgesetzt werden.